COLUMN
開発
在庫管理に使われていたAccessを作り直したあと、現場から「Accessのときはできたのに、今はできない」という問い合わせが増えたことがありました。正しい実績を残すために入力のチェックを設計へ入れたのですが、それが現場のやり方と噛み合わなかったのです。
私は、小売の在庫管理に使われるAccessの保守や作り直しを担当してきました。要件定義や設計の場できちんと説明して合意していても、運用を始めてから見えてくるギャップがあります。この記事では、刷新の設計でなぜ運用のズレが起きるのか、要件定義の段階で何を確かめておくとよいのかを、実際の経験からお話しします。
Access刷新で運用のズレが生まれる一番の理由は、現場で実際にどう使われているかが、作る側からは見えにくいことにあります。
Accessは、誰でもテーブルのデータを直接さわれる手軽さが魅力です。テーブルとは、データを表の形でためておく入れ物のことです。Accessでは、Excelの表のように一覧で開いて、値をそのまま打ち替えることもできます。ただ、この手軽さの裏返しで、通常の入力画面とは違う使い方が現場で生まれていることがあります。
私が担当した在庫管理のAccessでも、通常は入力画面から操作していました。ただ、数量の間違いに後から気づいたときなどは、テーブルを直接直すことがありました。これは日常的な使い方ではなく、想定していなかった使われ方でした。機能の一覧や画面を見るだけでは、なかなか気づけません。
発注する側も、機能の説明を聞くと安心してしまいがちです。ですが、刷新後に現場がスムーズに回るかどうかは、機能ではなく「どう使うか」のイメージで確かめないと見えてこないのです。
刷新後に問い合わせが増えた一番のきっかけは、正しい実績を残すための入力チェックでした。
刷新前のAccessでは、登録した数量を後から自由に直せました。テーブルを直接書き換えることもできたのですが、いったん確定した実績まで後から書き換えられると、その数字が確定したときの値なのか、あとで直された値なのか分からなくなります。これでは、正しい実績として残せません。そこで刷新後は、その月の実績を確定したあとは、通常の入力画面からは仕入数や移動数を直せないようにしました。
すると現場から「Accessのときはできたのに、今はできない」という声が届くようになりました。刷新前にできていた操作が、刷新後にできなくなると、現場の手戻りや問い合わせにつながりやすい、というのが正直な実感です。
なお、確定後にどうしても直す必要が出ることはあるので、必要なときに直せる仕組みは別に用意しています。確定したら一切直せない、というわけではありません。それでも、通常の入力画面から自由に直せなくなったこと自体が、現場には大きな変化に感じられたようでした。
運用のズレを防ぐ鍵は、要件定義や設計の段階で、機能だけでなく「どう使うか」まで一緒に確かめておくことだと思っています。
私自身は、正しい実績を残すための入力チェックはしっかり入れるべきだと考えています。ただ、現場の運用が問題なく回ることも重要なので、チェックの厳しさと使いやすさのバランスをいつも気にしています。
具体的に意識しているのは、次の三つです。
1. 業務への影響が大きいところは、なぜその制限を設けるのかをかみくだいて説明し、納得してもらう。
2. 「説明して了承をもらった」で終わらせず、伝えたいことがちゃんと伝わったうえで判断してもらえているかを確かめる。
3. 運用が始まってから合わない点が出たら、その原因で対応を分ける。
実際この刷新でも、運用のやり方そのものが間違っているときは説明して納得してもらい、運用が回らないときは仕様を変えられないか一緒に落としどころを探しました。要件定義や設計で説明して合意していても、使い始めるまで最適かどうかは分からない部分が残ります。だからこそ、刷新後に機能を説明して終わりにせず、現場が無理なく使い続けられるかまで確かめておくことが、あとの問い合わせを減らすことにつながります。
Accessの刷新で問い合わせが増えるのは、機能が足りないからというより、設計が現場のやり方と噛み合わないことが原因になりやすい、というのが刷新を続けてきた中での実感です。
正しい実績を残すための入力チェックは大切ですが、まずは現場が問題なく回ることを第一に、設計の段階で「どう使うか」まで確かめておくと、刷新後のズレを減らせます。
まずは、いまのAccessで入力画面とは違う使い方をしていないか、現場のやり方を書き出してみてください。愛知県で40年、開発と保守の両方を手がけてきた当社では、運用の棚卸しからご相談に乗れます。Accessの作り直しでお悩みのときは、お気軽にお問い合わせください。
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