ITコラム

勤怠管理システムの導入｜主な機能と選び方・開発の進め方

タイムカードや手書き記録、Excelでの集計といった手作業で勤怠を管理している企業は少なくありません。月末になるたびに集計に時間がかかる、転記ミスが発生する、有給残日数の把握が難しいといった課題を抱えている企業も多いでしょう。こうした管理コストを削減し、正確な勤怠データを把握するための手段として、勤怠管理システムの活用が注目されています。この記事では、勤怠管理システムの基本的な機能と導入メリット、パッケージと開発の選び方、導入時に準備すべきことを解説します。愛知県で長年にわたり業務システム開発に携わってきた経験をもとに、実務に役立つ情報をお届けします。

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤時刻・労働時間・残業・有給取得状況などをデジタルで記録・集計・管理するシステムです。タイムカードや手書き日報による記録をシステム化することで、集計の自動化と正確性の向上が期待できます。
主な機能として、(1) 出退勤の打刻（PC・スマートフォン・専用端末など）、(2) 労働時間の自動集計、(3) 残業・深夜勤務の自動計算、(4) 有給・欠勤・遅刻などの管理、(5) 給与計算システムとのデータ連携、が挙げられます。これらをシステムで一元管理することで、担当者が毎月行っていた手作業の集計業務を大幅に削減できます。
中小企業にとって特に重要なのは、労務コンプライアンスへの対応という側面です。近年、時間外労働の上限規制や勤怠記録の適正管理に関するルールが強化されており、正確な勤怠データを記録・保存しておくことが求められています。手作業による管理ではこうした要件への対応に手間がかかりますが、システム化することで対応が格段に容易になります。
従業員規模が小さい段階からシンプルな勤怠管理システムを導入しておくことで、従業員が増加した際にもスムーズに運用を続けられる基盤を整えることができます。まずは自社の勤怠管理における課題を整理することが、選定への第一歩となります。

勤怠管理システムを導入する方法は大きく2つあります。一つは市販のパッケージシステム（クラウドサービスを含む）を利用する方法、もう一つは自社の業務フローに合わせてオーダーメイドで開発する方法です。
パッケージシステムは、比較的短期間での導入が可能で、標準的な勤怠管理機能がひと通り揃っています。打刻・集計・有給申請フローなど、一般的な企業のニーズに対応できる製品が多く、初めて勤怠システムを導入する企業にも適しています。一方で、自社独自の勤怠ルール（シフト体系・みなし労働・変形労働時間制など）に対応しにくいケースや、すでに稼働している給与計算システムとのデータ連携が難しい場合があります。
オーダーメイド開発では、自社の勤怠ルールや業務フローをそのままシステム化できる点が強みです。既存の給与計算システムや販売管理システムとのデータ連携もシームレスに構築でき、担当者の操作負担を最小化した設計が可能です。開発には一定の期間と要件整理が必要ですが、標準製品では対応しきれない独自の運用ルールがある企業には有力な選択肢です。
選択の目安として、(1) 一般的な勤怠管理機能でほぼ対応できる場合はパッケージが合理的、(2) 独自の勤怠ルールや複雑なシフト管理がある場合はオーダーメイドを検討、(3) 既存システムとのデータ連携が必須の場合は連携可否を優先して確認する、という3点が参考になります。

勤怠管理システムを導入する際には、事前の準備と段取りが成否に大きく影響します。まず取り組むべきは、現在の勤怠管理における課題の整理です。「どの作業に時間がかかっているか」「どのようなデータが必要か」「どの業務と連動させたいか」を具体的に言語化することが、システム選定や要件定義の土台となります。
次に確認したいのは、勤怠データと連動する業務の範囲です。勤怠情報は給与計算・経費精算・人事管理など複数の業務と関わっていることが多く、どのシステムとデータを連携させる必要があるかを事前に把握しておくことが重要です。連携が必要な場合は、候補のシステムがその連携に対応しているかを事前に確認しておくことが重要です。
パッケージシステムを選ぶ場合は、無料トライアルを活用して担当者が実際に操作しやすいかを確認することが大切です。機能の豊富さよりも、現場での使いやすさが定着率を左右します。スマートフォンでの打刻に対応しているか、外出先からの申請ができるかといった点も確認しておくとよいでしょう。
オーダーメイド開発を検討する場合は、開発会社との要件定義の段階で、勤怠ルールの細部まで明確に伝えることが大切です。「みなし残業の扱い」「シフト管理の方式」「承認フローの段数」などを文書化しておくと、認識のずれを防ぎやすくなります。

勤怠管理システムは、集計業務の効率化だけでなく、労務コンプライアンスの観点からも企業にとって重要な取り組みです。パッケージシステムとオーダーメイド開発それぞれに特徴があるため、自社の勤怠ルールの複雑さや既存システムとの連携要件をもとに、自社に合った選択をすることが大切です。まずは現在の勤怠管理における課題を整理し、何を改善したいかを明確にすることから始めてみましょう。
愛知県で長年にわたり業務システム開発に携わる当社では、業務課題の整理から開発・保守まで一貫したサポートが可能です。自社に合ったシステム導入をご検討の際は、お気軽にご相談ください。